Công tác truyền thông trong hiến máu nhân đạo

Chỉ trong thời gian ngắn, với đội ngũ tổ chức gồm 15 nhân viên của SNT đã tạo nên thành công cho chương trình HMNĐ lần 2 năm 2014 với việc thu hút trên 250 lượt người tham gia. Ngoài yếu tố con người, công tác truyên thông được tổ chức một cách bài bản và hiệu quả chính là yếu tố nổi bật mang đến sự thu hút và diện mạo mới cho chương trình.

Truyền thông có thể nói là một trong những yếu tố quyết định của một sự kiện, sẽ ra sao nếu chúng ta tổ chức một chương trình hay nhưng không có ai biết đến điều đó? Nhận thức rõ tầm quan trọng này, SNT xây dựng chương trình truyền thông chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao.

Đối với truyền thông bên ngoài:

Poster, baner: Là công cụ cơ bản và tiêu biểu thể hiện trực quan thông tin về chương trình. Baner được treo ở các tuyến đường chính đông người qua lại với thiết kế đẹp mắt, thông tin đầy đủ, có ưu điểm tạo được sự chú ý của nhiều người cùng lúc với chi phí thấp. Tuy nhiên, nhược điểm của công cụ này là sự tiếp xúc thông tin chưa có chiều sâu, khó khăn khi triển khai trên địa bàn rộng do vướng mắc thủ tục.

Hệ thống văn bản, thư mời, Email: Đây là kênh quan trọng đưa thông tin trực tiếp đến đối tượng mong muốn, được gửi đến các tổ chức như: HLH Đoàn TN Phường Sơn Kỳ, Hội Doanh Nghiệp Q.Tân Phú, Trường ĐH Công Nghệ Thực Phẩm, công ty Phúc An Nguyên, Cafe MTV… tạo cho các đơn vị cảm giác được tôn trọng và cho thấy họ chính là một phần quan trọng của chương trình. Nhược điểm của công cụ này là thời gian tiếp cận thông tin lâu, tương tác chỉ một chiều.

Web, google +, facebook: là công cụ miễn phí nhưng mang lại hiệu quả cao, thông tin được phủ sóng rộng rãi, cập nhật liên tục, độ tương tác cao, tạo thuận lợi cho việc đăng kí tham gia chương trình. Chỉ trong thời gian ngắn sau khi chương trình được đăng tải, đã có hàng trăm lượt xem, like, comment trên facebook, thông tin được bàn luận, trao đổi giúp người tiếp cận hiểu rõ về chương trình và thúc đẩy họ tham gia.

Một kênh thông tin rất được chú trọng là các cuộc gặp gỡ trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại còn giúp người tổ chức có thể ước lượng mức độ tiếp cận thông tin, số lượng người tham gia, hỗ trợ tốt nhất cho người đăng kí.

*Đối với truyền thông nội bộ:

Đồng phục: Thể hiện nét văn hóa, tinh thần đoàn kết của SNT và là một điểm nhấn của chương trình. Hình ảnh đội ngũ nhân viên trẻ nhiệt tình, năng động xông xáo trong công tác xã hội đã để lại ấn tượng đẹp trong lòng những người tham gia.

Điểm nổi bật của công tác truyền thông lần này chính là SNT đã tận dụng tối đa thiết bị công nghệ sẵn có như bố trí màn hình máy chiếu, màn hình đa nhiệm thể hiện thông tin sinh động, đẹp mắt và trang trọng, bố trí ở những vị trí dễ tiếp cận tạo nên nét độc đáo mang đấu ấn riêng của SNT.

Với việc sử dụng đa dạng các công cụ truyền thông, thông tin về chương trình được phủ sóng rộng rãi, mở rộng đối tượng tiếp nhận, tăng mức độ tương tác, phản hồi, hỗ trợ thông tin nhanh chóng, giúp người tổ chức đánh giá về mức độ tiếp nhận , ước lượng số người tham gia để làm tốt công tác chuẩn bị. Các công cụ này không được sử dụng riêng lẻ mà có sự kết hợp để nâng cao hiệu quả, phù hợp với từng nhóm đối tượng, hỗ trợ tối đa cho người tham gia.

Từ chương trình này có thể thấy hiệu quả của các baner đối với người dân tại địa bàn là rất lớn, riêng đối với các bạn sinh viên, việc liên hệ qua tổ chức đoàn, hội sinh viên giúp họ tiếp cận, đăng kí dễ dàng hơn.

Thu hút được nhiều người tham gia, tổ chức thành công chương trình nhưng nhiệm vụ của truyền thông vẫn chưa kết thúc. Truyền thông sau sự kiện làm cho thông tin về chương trình được xuất hiện nhiều thêm, giúp người tham gia nhớ về chương trình và tạo hình ảnh, ấn tượng đẹp về doanh nghiệp tạo thuận lợi cho những lần tổ chức sau.

Các công cụ được sử dụng như web facebook, thư cảm ơn lưu giữ lâu dài hình ảnh về chương trình, thông qua đó nhận phản hồi, rút kinh nghiệm cho công tác truyền thông cũng như tổ chức. Đặc biệt thông tin còn được đăng tải trên báo là một cơ hội quảng bá lớn.

Việc kết hợp nhiều kênh thông tin, biết cách sử dụng phù hợp với từng đối tượng không những tạo nên một chương trình thành công mà còn thể hiện sự tiến bộ lớn của đội ngũ làm chương trình. Là doanh nghiệp thường xuyên tham gia, tổ chức các sự kiện, chương trình này đã để lại nhiều bài học kinh nghiệm truyền thông và tổ chức để SNT ngày càng chuyên nghiệp hơn, thành công hơn trong những chương trình sau.