CHUYÊN MÔN CẦN THIẾT CỦA MỘT TRỢ LÝ

Một người làm nghề trợ lý, ngoài kiến thức chuyên môn, kỹ năng mềm là một yếu tố rất quan trọng, đóng vai trò cho sự thành công của nghề. Sau đây là các yếu tố căn bản:

– Người trợ lý có kỹ năng sử dụng tin học, phần mềm

Trợ lý cần có bằng trung cấp hoặc nâng cao về tin học để có thể lưu trữ dữ liệu, soạn thảo thư từ, công văn, chuẩn bị nội dung thuyết trình và liên lạc với đối tác. Bên cạnh đó cũng cần biết cách làm việc trên các phần mềm cơ bản bao gồm: Word, Excel, Các sản phẩm của Google (Drive, Sheet….), Outlook, Powerpoint, và các phần mềm hỗ trợ việc lưu trữ khác.

– Người trợ lý có kỹ năng giao tiếp

 

Do đặc thù công việc là phải tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau, kĩ năng giao tiếp đóng một vai trò rất quan trọng đối với nghề trợ lý.
Kỹ năng quan trọng đầu tiên là truyền tải thông tin một cách chính xác, dễ hiểu từ cấp trên xuống nhân viên cấp dưới và ngược lại. Trợ lý cũng cần giỏi đàm phán, biết cách thảo luận nội dung công việc hiệu quả, đóng vai trò là người thương thuyết giữa cấp trên và cấp dưới.

Khả năng thuyết trình, phản biện cũng là yếu tố không thể thiếu, thể hiện phong cách, thần tái của một người trợ lý chuyên nghiệp. Để được như vậy, ngôn ngữ cơ thế, phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục. Trợ lý cho quản trị cấp cao cần phải thông thạo ngoại ngữ, thậm chí còn cần phải biết nhiều ngoại ngữ mới có thể hỗ trợ “sếp” trong việc trao đổi thư từ, đàm phán với các đối tác nước ngoài.

– Người trợ lý có khả năng lãnh đạo, quản lý

Trợ lý cũng phải có kỹ năng quản lý để hướng dẫn, giám sát cấp dưới làm theo chỉ đạo, đảm bảo chất lượng và thời gian hoàn thành công việc. Họ cũng phải là người quyết đoán, tự chủ, có khả năng đưa ra quyết định khi cấp trên không có mặt. Ngoài ra, trợ lý phải là một người có tính tổ chức, quản lý để tổ chức những cuộc meeting, gặp gỡ giữa lãnh đạo và đối tác; phải hành xử chính xác, quan tâm đến từng chi tiết.

– Người trợ lý có khả năng làm việc theo nhóm

Công việc của người trợ lý bao gồm cả việc kết hợp các nhóm, phòng ban và phối hợp tổ chức, làm việc với họ nên làm việc theo nhóm là một trong những kỹ năng quan trọng.

– Kỹ năng thích ứng với công việc

Trợ lý thường xuyên phải quan tâm đến nhiều công việc cùng một lúc, các công việc không cố định, mỗi ngày sẽ có những việc mới phát sinh nên họ phải có khả năng: Thích ứng với môi trường thay đổi, xử lý nhiều công việc cùng một lúc, biết cách quản lý thời gian, ưu tiên công việc cấp bách hơn.

(ST)