Thủ thuật Microsoft Outlook

Microsoft Outlook không chỉ là phần mềm nhận mail mà còn là công cụ nhắc nhở, lịch, ghi chú, danh bạ khách hàng… Bài viết sau đây giúp các bạn tận dụng hết khả năng của Outlook để biến nó thành trợ thủ đắc lực trong công việc và học tập

Phím tắt

Để tăng tốc độ xử lý chúng ta phải sử dụng và kết hợp hài hòa giữa chuột và bàn phím. Các phím tắt trong Outlook sẽ giúp bạn thao tác nhanh hơn là chỉ sử dụng chuột, bởi vì dùng chuột bạn sẽ tốn thời gian nhìn, rê và click chuột so với bàn phím. Sau đây là những phím tắt được sử dụng nhiều nhất:

Ctrl + M – F9 – Send and receive – Gởi và nhận tất cả email
Alt + L – Reply All – Trả lời tất cả
Alt + R – Reply – Trả lời
Alt + S – Send – Gởi
Ctrl + F – Forward – Chuyển tiếp
Ctrl + N – New mail – Tạo mail mới
Insert – Flag – Gán cờ
Ctrl + Q – Mark as read – Đánh dấu đã đọc
Alt + … – Truy cập nhanh menu

Đôi khi bạn sẽ dùng phím tắt để truy cập những thanh menu, khi đó bạn nhấn Alt kết hợp với các phím sẽ xuất hiện trên thanh menu tương ứng như hình trên. Outlook cung cấp phím tắt truy cập nhanh các tính năng chính như hình bên dưới. Kết hợp những phím tắt này, bạn không cần dùng chuột khi sử dụng Outlook

Sau đây là bảng phím tắt khá đầy đủ từ trang web makeuseof.com:

Quick step – thực hiện nhiều thao tác bằng một nút nhấn

Quick steps sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách lập trình sẵn những thao tác và thay thế những thao tác đó bằng duy nhất một cái click chuột. Giả sử bạn muốn một email được chuyển vào 1 folder chỉ định, sau đó được gán cờ và forward vào nhóm làm việc của bạn -> tất cả thao tác đó được thực hiện bằng một nút bấm.

Ngoài ra bạn còn có thể gán phím tắt để chạy Quick Step như hình bên dưới. Lưu ý rằng tính năng này được trang bị từ Outlook 2010 trở đi

Ctrl + V – Tạo mail mới từ nội dung đã copy

Thao tác sau đây sẽ giúp bạn tạo một mail mới nhanh chóng từ clipboard: bôi đen nội dung, bấm Ctrl C, sau đó vào Outlook và bấm Ctrl – V để tạo mail mới với nội dụng đã copy

Rules – Sắp xếp và phân loại

Bạn tham khảo kiểu sắp xếp sau để phân loại thứ tự ưu tiên như hình dưới:

• Inbox: nơi lưu những mail mà trong phần To có tên mình
• Inbox – CC: nơi lưu những mail mà trong phần CC có tên mình
• Inbox – External: mail từ bên ngoài
• Inbox – Invites: mail mời tham gia sự kiện hoặc các buổi họp

Ngoài ra nhờ Rules mà bạn sắp xếp và quản lý mail một cách hiệu quả hơn. Rules cũng có thể hiển thị thông báo và nhạc chuông theo cách bạn thiết lập và nhiều tính năng khá hấp dẫn để dành bạn khám phá thêm

Calendar 

Với tính năng Calendar bạn tạo lịch nhắc nhở và gởi thư mời cho các thành viên liên quan, qua đó tạo thêm liên kết chặt chẽ với nhóm làm việc. Ngoài ra bạn có thể dùng Calendar như cuốn sổ ghi chú công việc. Calendar giúp bạn tạo sự kiện và lập lại sự kiện đó một cách dễ dàng với tính năng Recurrence

Nếu bạn có cài đặt mail trên smartphone, calendar sẽ cập nhật lịch tương ứng với trên máy tính

Notes – Ghi chú mọi nơi trên Outlook

Lúc bạn cần ghi chú, bạn bấm Ctrl + Shift + N để tạo nhanh ghi chú từ bất kỳ nơi đâu. Sau khi tắt, ghi chú sẽ được lưu vào "Ctrl + 5". Từ giờ trở đi, bạn có thể từ biệt sticker được rồi đấy!

Email Signature – Tạo nhiều chữ ký với nhiều định dạng

Bạn có khả năng chèn vào chữ ký với các định dạng như: name card số, hình ảnh, liên kết, html… Ngoài ra còn tùy chọn được loại chữ ký khi tạo mail mới hoặc reply/forward. Để làm được điều này bạn làm như sau: vào Options > Signatures… 

Phần E-mail Signature, bạn tạo mới:

Sau đó chọn khi nào sẽ sử dụng chữ ký mới ở mục Choose default signature

BBC

BBC không phải là đài BBC mà là Blind Carbon Copy – tức là những người ở mục BBC sẽ không nhìn thấy nhau. Mục đích giúp bạn tránh việc lộ thông tin khi gởi mail cho nhiều khách hàng. Thay vì gởi từng cái mail cho khách hàng làm tốn nhiều thời gian, với BCC bạn chỉ cần tạo địa chỉ Undisclosed Recipients và BBC các khách hàng của mình theo cách dưới đây:

Vào Contact > New Contact. Phần Full Name bạn điền Undisclosed Recipients, phần email bạn gõ địa chỉ email của chính mình

Bạn tạo mail mới bằng Ctrl + N, mục To gõ "U" sau đó chọn Undisclosed Recipients, mục BBC chọn như hình:

Chúc bạn thành công.