Những lưu ý khi sử dụng mail

Tiêu đề:

• Tiêu đề phải rõ ràng, tóm gọn nội dung mail
• Không nên để trống hoặc viết HOA toàn bộ tiêu đề

Mức độ quang trọng của lá mail: (Importance – !)

• Là “dấu chấm than” bên cạnh tiêu đề – nói lên mức độ quan trọng của lá thư  (High)
• Dùng nó trong trường hợp nào? Dùng nó trong những lá mail miêu tả công việc quan trọng, cần làm gấp.
• Khi lá mail có “dấu chấm than” người nhận sẽ ưu tiên đọc trước.

CC, BCC

• CC (Carcon copy) là bản sao – người được CC là người là liên quan, theo dõi và hỗ trợ cho người nhận.
• BCC (Blind Carbon Copy) là bản sao ẩn – người nhận và CC sẽ không thấy danh sách những người được BCC.

Nội dung mail:

1. Cách xưng hô đầu thư, phải có “dấu phẩy” – cái này hay quên nhất!!!
2. Nội dung: phải chia thành từng đoạn nếu nội dung quá dài
3. Cuối thư,
4. Chữ ký

• Khi tạo một mail mới phải có đủ 4 phần như trên

Chữ ký:

• Nên tạo ra 2 chữ ký:

• 1 là dùng cho tạo mail mới,
• 2 là dùng cho reply.

• 2 ngắn hơn 1 để người nhận dễ đọc và theo dõi.

Tạo rules:

• Dùng để phân loại mail, mục đích là làm gọn hộp mail và dễ quản lý hơn
• Một ví dụ của việc tạo rules là: tạo rule để mail của người nào sẽ tự động chạy vào thư mục của người đó khi nhận.

Dung lượng:

• Dung lượng của một lá mail sẽ không là vấn đề gì cả nếu trong mail chỉ toàn chữ. Nếu có gởi kèm file thì dung lượng của file nên nhỏ hơn 5MB. Vì giới hạn đường truyền internet nên file đính kèm lớn hơn 5MB sẽ gởi đi rất chậm.
• Mail đến người nhận sẽ qua 2 quá trình: 1 là gởi (upload), 2 là nhận (download).

Report:

• Tạo thói quen báo cáo, trả lời khi công việc hoàn tất hoặc nhận được bảng báo giá…

Phím tắt:

• Điều tất nhiên là dùng chuột sẽ không nhanh bằng phím tắt (shortcut). Vậy thì sao chúng ta không tận dụng những phím tắt thường dùng như là:

• Ctrl + N: tạo 1 mail mới
• Ctrl + R: trả lời mail đang đọc
• Ctrl + F: Forward mail đang đọc
• F9: gởi nhận mail ngay lập tức

Còn những tính năng khác hỗ trợ cho công việc như là: lịch, ghi chú, danh bạ…

Sử  dụng mail không khó nhưng để viết một lá mail chuyên nghiệp thì cần phải học hỏi!

Chúc bạn thành công!