Cách viết email trong doanh nghiệp
Email trong doanh nghiệp là một điều đơn giản nhưng cực kì quan trọng để giao dịch, kết nối với khách hàng. Tuy nhiên để viết email một cách chuyên nghiệp nhất thì không phải ai cũng biết.
Đầu tiên, khi viết một email, cần tuân thủ theo 1 form chuẩn thông thường sau:
- Người nhận: gửi, trả lời đúng người nhận, sử dụng CC và BCC đúng cách.
- Chủ đề: trình bày ngắn gọn xúc tích dễ hiểu nội dung của email.
- Lời chào: kính gửi:…, Chào…., …
- Nội dung: nội dụng trình bày rõ ràng xúc tích, tránh dài dòng.
- Lời cảm ơn: lời cảm ơn, lời chúc khi kết thúc.
- Chữ kí: thông tin của người gửi, người viết thư nhằm tạo thuận lợi cho người nhận mail liên hệ.
- File đính kèm: file đính kèm cần phải chính xác nếu có, tránh gửi file quá lớn.
Ngoài cũng có một số lưu ý khi viết mail:
- Tránh những từ viết tắt: tránh xử dụng những từ viết tắt gây khó hiểu cho người đọc hoặc những từ không phù hợp với văn viết như: hok, uh, ng….
- Chú ý lỗi chính tả: kiểm tra lại email trước khi gửi tránh những lỗi lặp từ, cú pháp hay cách dùng từ có thể gây khó hiểu hoặc gây hiểu nhầm cho người đọc.
- Sử dụng câu chữ đúng cách: tránh sử dụng màu chữ quá nổi khi không cần thiết, chữ in hoa hay chữ in nghiêng sẽ tạo cảm giác khó chịu cho người đọc.
- Trả lời mail càng sớm càng tốt: việc này sẽ cho thấy khách hàng thấy sự chuyên nghiệp khi làm việc của bạn, trả lời email sớm nhất có thể sẽ khiến khách hàng biết được bạn đang quan tâm tới khách hàng.
